経理が突然退職したら？リスクと対策について
経理担当者が突然退職することは、企業にとって大きなリスクとなります。
特に中小企業では、経理業務を一人で担当しているケースも多く、
退職による業務停滞や情報流出などの影響が顕著に表れる可能性があります。
本コラムでは、経理担当者の突然の退職に伴うリスクと、その具体的な対策について解説します。
突然の退職が引き起こすリスク
経理担当者が突然退職してしまった場合、様々なトラブルが発生するリスクが考えられます。
以下に、主なリスクをまとめました。
1. 業務停滞
経理業務は、日々の入出金管理から決算処理、税務対応まで幅広い業務を含みます。
担当者が退職すると、これらの業務が停止または遅延するリスクがあり、
特に給与支払いが滞ると、既存社員の士気低下やトラブルにつながる可能性が高いです。
2. 情報の不透明化
経理業務では、過去の取引履歴や取引先情報などが一元管理されている場合がありますが、
担当者が個人的に管理しているケースもあります。
退職後に情報が不十分だったり、アクセスできなくなったりすると、後任者が業務を引き継ぐ際に混乱が生じます。
3. 内部統制の脆弱化
経理業務を一人に任せている企業では、内部統制が不十分な場合が多くあります。
退職を機に不正が発覚するケースや、業務プロセスの不備が表面化する可能性も否定できません。
4. 外部対応の遅れ
税務署や金融機関、取引先との対応が遅れると、信用失墜のリスクがあります。
特に、納税遅延や財務諸表の提出遅延は、罰則やペナルティにつながることもあります。
リスクに備える具体的な対策
1. 業務の標準化とマニュアル化
経理業務を属人的にせず、業務手順をマニュアルとして記録しておくことが重要です。
特に、以下の情報は定期的に更新しておきましょう。
• 銀行口座の管理情報
• 会計ソフトのログイン情報
• 業務のフロー（例：請求書処理、給与計算、税務申告）
これにより、退職後でも業務をスムーズに引き継ぐことが可能です。
2. 業務の分散化
経理業務を一人に任せるのではなく、複数の社員で分担する仕組みを作ることで、リスクを軽減できます。
例えば、日常的な出納業務は営業部門がサポートし、月次決算や税務申告は外部の専門家に依頼するなど、
役割分担を明確にしましょう。
3. 外部専門家の活用
税理士や会計士、経理アウトソーシングサービスを活用することで、専門知識を持つプロに業務を委託できます。
特に、中小企業ではアウトソーシングをうまく活用することでコストを抑えながら安定した経理運営を実現できます。
4. 定期的な業務レビュー
経理業務の透明性を高めるために、定期的に第三者によるレビューを実施しましょう。
内部監査を行うことで、不正や業務上の問題点を早期に発見できます。
5. 緊急時の体制を整える
経理担当者が退職した場合に備えて、緊急時の対応マニュアルを用意しておきます。
具体的には、以下のような内容を含めると良いでしょう。
・退職後の引き継ぎに必要な資料リスト
・外部専門家への連絡先
・代替業務担当者のリスト
退職前後の対応ポイント
1. 退職意向が伝えられた場合の対応
退職の申し出があった場合、速やかに引き継ぎ計画を策定します。以下のポイントを押さえて対応しましょう。
・引き継ぎ期間中にすべての業務を記録させる
・業務に関連するデータの整理を依頼する
・必要に応じて外部のサポートを手配する
2. 予兆を察知する
経理担当者のモチベーション低下や業務への不満を感じた場合、定期的な面談を通じて状況を把握することが大切です。
適切なサポートを提供することで、退職を防ぐことができるかもしれません。
3. 退職後のフォローアップ
退職後も、必要に応じて一時的に協力を依頼できるよう、良好な関係を維持することが重要です。
これにより、後任者が業務に慣れるまでの間、必要なサポートを受けられます。
まとめ
経理担当者の突然の退職は、業務の停滞や内部統制の脆弱化など、多くのリスクをもたらします。
しかし、業務の標準化や外部専門家の活用、緊急時の対応マニュアルの整備など、事前に適切な対策を講じることで、
これらのリスクを大幅に軽減できます。
企業が安定した経理運営を続けるためには、属人的な運営を見直し、組織全体でリスク管理を徹底する姿勢が求められます。
特に中小企業では、経理業務を支える体制を整えることが、将来的な成長基盤の確立にもつながるでしょう。
